11 数不完的茶包，伤不起的存货
11 数不完的茶包，伤不起的存货
第三个月，客人又多了一些，但卖出去的奶茶不足100杯。按照调整后的每月固定费用8887元÷边际利润2.5元÷30天=118.49杯，也就是说，即使调整了固定费用，减少了开支，她们依然有119杯的销售任务。
海岚心中的火警拉响了！这是不是正预示着警钟长鸣呢？真是个让人哭笑不得的数字，放在这里却又显得那么贴切。如果卖不到119杯，海岚心里就会着火。如果卖到119杯，那堆心火才能被浇熄。
幸好，离目标已经不远。
不过，总是会发生意料之外的事情。
哦，不！绿茶还有一天过期！一、二、三……
看着数不完的茶包被扔进垃圾桶，海岚心如刀割。丢的虽然是废料，其实就是钱。
绿茶一般的保质期为1~2年，进货时，小斯并未注意到包装盒上的生产日期。由于一直生意惨淡，这不，连茶包都开始揭竿而起。若不是细心的海岚盘点原料时发现了这个问题，客人喝了怪味奶茶准会捂着肚子上门投诉。
想想家中长期搁置不用的物品是怎么产生的？产生呆滞物料的原因总体上可以分为外部原因和内部原因。
海岚根据3个月来的绿茶耗用量采购了一批茶包，但是消费量却下降了，比如说有的客人点完了奶茶却突然临时改变了主意换奶泡，这样一来就用不上茶包了。这属于外因，就相当于一个公司的客户更改或取消订单。还有，供应商货物的质量问题、客户退货都会导致呆滞物料的产生。
内因就是自身问题。比如，海岚预订的量没有错，但是小斯在收货时由于疏忽没有检查茶包的生产日期，导致到期材料剩余过多。不过，若能让供应商更换新茶，这批物料可能仍然可以放到下个生产周期内领用。
超过多久不流动就算呆滞呢？有人说3个月，也有人说1年。总之，物料存量过多，耗用量极少，库存周转率过低的物料就是呆滞物料。还有一天就过期的那些，则直接可以将之视为废料。
市场千变化万，如何避免因呆滞物料而造成的损失呢？很多制造业都是面向订单的生产方式，但计划往往赶不上变化。当客户改变或取消订单，销售部必须在第一时间火速通知生产部门统计呆滞物料的数量。生产统计部门有时是归属于财务部的，统计出库存数量、在制数量、在途数量、委外加工数量。此后，物料专员（pmc）在情况有变时必须迅速做出反应，发出退仓通知，由生产部门填写呆滞品处理单，送主管或总经理给出处理意见后，交由会计做一系列暂存或者报废的账务处理。
奶茶作为一个小小的生产作坊，销售、生产、物控、统计、会计五合一，一个人如何能应变得过来？
海岚脑中闪过一些念头，突然想到蔡老师上回来喝茶的时候提到过“存货”这个概念，这也是相当重要的会计科目。当时，蔡老师举了个非常形象的例子。双休日，阳光明媚，这样的好天气为什么不洗衣服呢？洗衣服看似简单，丢进全自动洗衣机就成。但它还是有步骤的。洗衣三步走：第一步，搜集脏衣服，把不必清洗的和必须清洗的衣服区分开，否则急急忙忙临出门找不到一件适合的衣服穿，或者明天必须穿工作服上班，你却把它和脏衣服一股脑儿丢进滚筒就麻烦了；第二步，放水，按下开关；第三步，飘着柠檬香的干净衣服闪亮登场。老爷子唠叨了半晌，到底要说明啥问题呢？脏衣服是原材料，在滚筒里翻滚的衣服是半成品，洗净的衣服就是产成品。而那些不需要马上清洗但并不干净的衣服就是存货啦，今天不用洗，但明天有可能需要洗。另外，晒出去的自然就可以理解成销售出去的产品啦。
原材料未经加工，很多方面都存在着不确定性。比方说，购回的红茶茶包，可以加奶煮成奶茶，也可以直接泡成红茶，抑或是做成茶膳。它们的未来有太多不确定因素，但在奶茶店，它只有一个归宿，就是与奶相伴，拥抱彼此，互相取暖。
当茶包在沸水中飘香时，茶汤初步形成，半成品出锅。
产成品自然就是雅蜜的招牌奶茶啦！沁入心脾、温润丝滑，怎叫人忘怀！
存货在企业管理中也至关重要：
1.它可以帮助车间主管控制物料，防止车间因缺料或差料而停止运转，可以保证正常、均衡的生产。
2.管理存货可以降低进货成本，防止存货积压。雅蜜本身空间就不大，哪来的仓库放存货？再者，积压的看似是物，实则是钱，积压过多的存货对于资金周转也有不好的影响。
3.一定的存货储备量也可以帮助企业适应瞬息万变的市场。正如过冬的动物会储存一定量的食物，哪怕不出来觅食也能挺过整个冬天。万一雅蜜没钱采购了，还有一些原料可以使用，销售自然不成问题。等资金回笼，再用营业款购买材料。虽然艰辛许多，但雅蜜依然可以正常经营下去。
存货经济批量：在一定时期储存成本和订货成本综合最低的批量。大批量采购可以减少订货次数，降低订货成本。如果想降低储存成本，则需要小批量采购，减少储量。这两种成本与订货批量的关系是相反的。进得越多，存货就多，虽然采购成本下降了，但储存成本却随之飙升。采购成本和储存成本是一对矛盾体，相互消长。在会计学上，为了解决这个内部矛盾，经济批量就当了和事佬。存货管理的目的就是为了找到这两种成本之间的平衡点，即两者合计数最低的经济批量。市场营销中有详细的公式可以推算出最佳批量，虽然涉及部分会计知识，但对于小店铺而言，只需要核算每月需要耗用的数量加上安全库存，凭借经验即可保证正常经营。
存货周转率：又名库存周转次数，是指在一年的时间内存货的周转次数。这个比率越高，表明存货的流动性越大，企业存货资产变现能力越强，存货及被存货占用的资金周转速度越快，也就是变现能力或转化为应收账款（因销售商品或提供劳务而应向客户收取的款项，后面章节会详细介绍）的速度越快。它是衡量和评价企业购入存货、投入生产、销售收回等各环节管理状况的综合性指标。
计算公式如下：
存货周转率（次数）=销货成本/平均存货余额
存货周转率（次数）=营业收入/存货平均余额（该式主要用于获利能力分析）
平均存货余额 =（期初存货+期末存货）/2
存货周转天数=计算期天数/存货周转率（次数）
存货周转率反映了企业购、产、销平衡效率，其指标的好坏反映了企业存货管理水平的高低，它影响到企业的短期偿债能力，是整个企业管理中的一项重要内容。
是不是周转得越快，奶茶店就越兴旺呢？那可不一定！煮奶茶虽说只需要三五分钟，但不用明火，用茶包泡出来的奶茶绝对不够香。三五分钟可以做很多事：卖掉一栋楼换得百万入账，买进会翻着跟头替你赚钱的潜力股，决定和刚认识一个月的有缘人结婚，和新老板打招呼并握手。三五分钟也会让你做出错误的决定：比如卖掉了一个月后可以纯赚千万的房产，买进一只垃圾股，错过了最适合结婚的恋人，跳槽到新公司上了贼船。经过长期观察和缜密分析，你才能慢慢了解“周转”这件事。零库存有风险，库存爆仓也肯定不是什么好事。要做到像最初熬制奶茶那样，慢慢增减原料，细细品鉴，才能找到最妙的配方。这个比率可能会等于1，倘若这个比率大于1，则过犹不及。茶太浓，遮盖了奶香，奶茶一定不畅销。许多公司倒闭，有一部分就是因为大量进货造成库存积压而陷入经营危机。一边要支付采购款，一边望着卖不出去的产品愁眉不展，最后的下场自然就是赤字、关门大吉。
“老菜头总是不遗余力地嘲笑咱们迷糊，这回千万别让他知道茶包过期的事。呵呵，我有个主意。不管衣服洗没洗过，都不可能直接把衣服扔掉。但吃进嘴里的不一样，一旦过期，一定不能留着祸害别人。”
小斯怯怯地问海岚怎么办。
扔掉！
没错，就是扔掉！我们因为觉得以后可能用得到，会把一些碎布、旧报纸、糖纸塞满整个抽屉，结果找来找去都找不到急用的那把剪刀。店里的空间有限，如果堆满了无用的东西，整理起来也非常费时费力，往往变成鸡肋，舍不得丢，留着也碍眼。如果学会扔的艺术，秉承着“降低库存可以减少损失”的经营理念，就不会产生相应的库存成本。
有了茶包的前车之鉴，海岚要求小斯月底前盘点店铺中所有的原料，做一个台账。
存货报表整理如下：
存货控制有妙招！那就是abc管理法，是海岚从书中学到的。
运用excel里的“筛选”，按照存货的价格从高到低排序，利用“选择性粘贴”将值和格式完全复制到新表上（隐藏了部分非必要的信息）：
（注：表格中的累计占用资金比例都是假设的，不具备实际意义）
累计占用资金比例未达到50%的归于a类，达到70%以上的则归为c类，介于两者之间的归为b类。a类存货虽然数量少，但占用的资金多，应集中力量管理。所以，海岚应该定期检查a类存货。比如咖啡，赶紧用掉或者丢弃，避免损失。c类虽然种类繁多，但占用的资金不多，不必花费大量的人力、物力、财力去管，这类存货可以凭经验管理。b类存货介于a类和c类之间，也应给予相当的重视，但不必像a类那样进行非常严格的管理。
按照累计占用比重将物料分为三类，运用数字透视表（心明眼亮的可以一眼看出，笨鸟先飞的可以伸出手指头数出来），可得出：
根据台账，已经处理了绿茶，亟待解决的是咖啡。这本来就不是制作奶茶的必备原料，外卖的咖啡奶茶也并不畅销，只是为了照顾休闲区的客人，特地采购了一些进口原料，提高品质。找供应商换货可能性不大，一个月内无法消耗3罐，不妨出售2罐，放在淘宝上五折卖出。或者做成咖啡奶茶布丁销售。
不过，既然已经把呆滞的茶包直接作为垃圾处理了，直接用红字冲掉原材料即可，那对于已经当做废料判刑的咖啡，损耗（盘亏的三种情况：责任人、合理损耗、不可抗力）与出售怎么记账呢？这是个问题。
虽然不想听到蔡老师特有的友情式讥讽，但书到用时方恨少，海岚在无边的知识海洋里怎么也找不到自己想搭的那条小船，最终还是拨通了他的电话。笑就笑吧，反正在老爷子面前，她永远像个小屁孩。
“嘟……嘟……嘟嘟嘟……”电话那头一直忙音，大概在上课。海岚捧起蔡老师留下的书，大海捞针似的寻找相应的处理方式。最后一天，还是早点把账结了吧。
根据蔡老师教过的几个基本会计科目，循着目录找到了做账的方法。其实很简单，只要依据物流的程序记录即可。
原材料的账面金额是不包括税费的，当它发生毁损的时候，当时采购进来的进项税是不能抵扣的，必须转出。
旺旺的头像不停在闪，一个叫小q的买家主动找上门。三个月消耗完2罐咖啡，对于咖啡因狂热者来说，是小菜一碟。
对方看了图片，很快就确认购买，在线支付了货款。
接着往下做：
出售后亏损的部分通过以下分录来体现：
有没有更为简便的方法呢？
海岚拨通了蔡老师的电话：“老菜头，在干吗？”
蔡老师一向注重养生，刚和朋友在前几日刚开张的素菜馆吃完晚饭，正在步行回家的路上。
“什么事儿是你这老板娘解决不了的？我老头子正好在消化食物，帮你分析一二。”
“店里买了一些原料，其中咖啡不幸即将过期，为了保住雅蜜的口碑，我及时处理了。但是账务方面，不知道该怎么做。网络上和书上的一些方法，我感觉太麻烦，所以还是来请教一下专家。”
“嗯，这个你没有问对人。我老菜头教了一辈子书，账务处理的方法大致也是从书本知识中得到的，若真的叫我去管仓库或者物料，我还真对不起老板付的薪水。哈哈！”蔡老师倒是一副谦虚的模样。
挂上电话，已经步行了半个钟头的蔡老师正好走到小区门口，突然脑海中浮现出一个人的名字。
“喂，海岚吗？”他给这个正被物料所困的女人回拨了电话。
“是，我正准备打烊回家了。”电话里的女人显得有些疲惫。
“我突然想起我有个学生在一家大型工厂做财务总监，业务水平不赖，我把他的电话号码给你。一般大型工厂的财务部门包括会计部、仓库、生产统计、it等小部门，他所掌握的知识一定能解答你的问题。你明天自己找他问问关于库存管理的问题。”蔡老师的这个得意门生是他这辈子的骄傲。
“嗯，太棒了！明天我就报上您的名号去咨询，还有一些成本问题，我也一知半解呢！”海岚此时就像打了鸡血一般，莫名地亢奋起来。
“滴嘟”，短信的提示音响起。
蔡老师把学生的名字和电话号码发了过来。
秦淮？
男人的名字？听起来很有书卷味。
海岚对着手机臆想了2秒钟，然后收拾了吧台，关掉电灯，拉上店门离开了奶茶店。
次日，阳光正好，暖阳撒满整个屋子。铺子里的绿萝是小斯刚从花鸟市场买回来的，在和煦阳光的照拂下散发出星星点点的金色光芒。当时店铺装修时，海岚购置了一些吸甲醛的植物，这片绿意显然成了雅蜜的一抹亮色，客人们也非常喜欢这个生机盎然的小天地。
平常总是外带奶茶的小白领们匆忙踩着高跟鞋，从隔壁面包房迅速掳走一袋全麦面包后来到吧台前，照旧点了她们爱喝的奶茶。聪明如海岚，她早已准备好几位熟客的奶茶，并且打包好，放置在吧台上等待她们的到来。清晨的一声“早安”、一丝微笑总是能给对方带来一整天的活力，加上奶茶沁人的芳香，这一天就这么美好地开始了。
忙完了早市，外带奶茶的学生也渐渐少了，陆续去对面的学校上课。闲暇时，海岚才想起昨日蔡老师的短信。
给那位传说的牛人打电话吧！
“嘟，嘟，嘟……”迎接她的只有忙音。
牛人总是神龙见首不见尾，要多点耐心才能取得真经啊！
“嘟，嘟，嘟……您所拨打的电话暂时无人接听，请稍后再拨……”
哎，好事多磨，先干点别的事儿吧！
海岚趁空打扫了屋子，给花儿草儿浇浇水，一上午的时间竟也不费工夫地从指缝中溜走。
you are my sunshine, my only sunshine
you make me happy when skies are gray
you' ll never know dear, how much i love you
please don' t take my sunshine away
轻快甜蜜的英文歌响起，打破了雅蜜的平静。
“请问您是哪位？”电话那头先发声。
海岚放下手里的水壶，在围裙上擦了几下，用食指和大拇指捏着手机，接听了突如其来的电话。来电显示是她早上拨了无数次的号码，那个声音格外好听，尤其在这个暖暖的午间时分，有些慵懒，是带着磁性的男中音。
“哦……我是蔡老师的朋友，我叫海岚。他跟您提起过我的事情吧？”海岚竟有些慌乱。
“唔……的确有这么一回事，我是蔡老师的学生，我叫秦淮，他一定和你介绍过我了。不好意思，今天一上午都在开会，手机一直处于会议状态，所以你一定打了很多遍没人理睬。”对方很绅士。
“打扰您的午休时间，很抱歉！”海岚居然有些不好意思。
“没事，有什么问题尽管问！”秦淮是个温文尔雅的男人，言语中却不失率性。
“太好了！我刚开了一间奶茶店，因为不懂会计，蔡老师一直在帮忙。现在我们遇到一个实质性的库存管理问题，需要更专业的人进一步帮我解决。”
“说说看！”
海岚把前几日发现的一系列问题简单描述了一遍。
“其实，你的铺子业务量并不大，库存比起企业来，真是简单至极。咱们先从咖啡开始说吧。你的方法也不错，中规中矩，但我给你一个更方便的解决办法——把出售的咖啡视作盘亏。”
“盘亏？”
“店里有进行过盘点吗？”
“当然有！进货种类繁杂，有时候会看看缺什么货，少了要进行补货，丢了要找原因。”
“嗯，没错！其实，盘点说白了就是用你的账面数字去核对实际数字，只要保证货物没损坏、没丢失就成，一旦发生了误差就要努力找出原因。掌握存货的实际数量，也方便日常生产和销售等方面的管理。盘点的方法主要有两种，即实地盘存制和永续盘存制。”
“不明白！”
“换种说法，定期盘存和账面盘存。这样理解会简便一些。前者是指会计平时只在账上记录增加数，不记减少数，到了月末去库里盘点出商品的结余数，倒推出减少的数量。也就是说，会计的期末数额是以库存实际数为主的。举个例子：你口袋里每个月有1000元，每天花了多少不知道，也没有记录。但到了月底，数一数你兜里还剩多少，这个月支出了多少便一目了然。”
“哈哈，万一口袋有个洞，不就完蛋了。”海岚的傻大姐精神时不时又冒了出来。
“呵呵，那我就没法子帮你算这个月花了多少钱，赶紧亡羊补牢吧！”秦淮也挺幽默，风趣地补充道，“这种方式适合品种多、单价低、交易量大的零售业，比如小超市、杂货铺等。不过，方法简单是简单，也有它的弊端。如果你的羊圈有个洞，你这牧羊人也没有及时发现，从而导致小羊们陆续被灰太狼抓走造成巨大损失，或者你监守自盗没有做好看守羊圈的本职工作，这种盘点方法是很考验仓库保管员的责任心的。”
“我的仓管员倒是有责任心，但是很粗心。”海岚指的是自己和小斯。
“那就试试后一种方法，只要发生了进货、出货、退货，都一一记录在案，随时都可以结出余额，比如家庭账单、通讯公司的电话费等也要记录在内。”
“哇，这个工作量也未免太大了吧！”
“是的，而且为了准确性，还要定期或不定期地进行实地盘点，以确保账实相符。虽说这个方法常用且准确，但我建议用前者。小店不需要记录实际耗用，只需要根据最后的结存倒推出实际成本，用来结转成本。毕竟是自己的铺子，责任心一定会弥补粗心大意带来的损失！”
“这倒是个懒人盘点法！这回我的咖啡是差点打水漂了，倘若一盘点，库存多了怎么办？”
“你说的这个情况在会计学上叫做盘盈。盘盈和盘亏是指实物、现金和账面余额的差异。
“造成这种情况的原因有被偷、管理人员的失误（多发，入库时没有认真地对数量，少了没有发现）。发现盘盈盘亏都先记入‘待处理财产损溢’这个科目，然后查明原因后再来做相应的会计处理。该由保险公司赔的记入‘其他应收款’，由于管理人员原因的也记入‘其他应收款’，其他的原因就记入‘管理费用’。
在进行财产清查时，一般有三种结果：
其一，账实相符，就不需要调账。
其二，账面记录数大于实际拥有数，此为盘亏（如账面记录100元，实际只有80元）。
其三，账面记录数小于实际拥有数，此为盘盈（如账面记录100元，实际却有120元）。
“无论是盘盈还是盘亏，都要依据实际拥有数来调整账面记录数。最终目的是达到账实相符。
“聊了这么多，差点忘了告诉你咖啡的处理方法。出售原材料的其他业务利润=其他业务收入―其他业务支出。（出售咖啡所得不属于主营业务收入，计入‘其他业务收入’。）
借：其他业务支出500
贷：原材料500
“这就是将咖啡直接视作盘亏处理。
1.存货盘亏的处理：
企业对于盘亏的存货，根据“存货盘存报告单”编制如下会计分录：借：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢
贷：原材料
包装物
低值易耗品
库存商品等
对于购进的货物，在产成品发生非正常损失引起盘亏存货应负担的增值税，应一并转入“待处理财产损溢”科目。
借：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢
贷：应交税费──应交增值税（进项税额转出）
对于盘亏的存货应根据造成盘亏的原因，分情况进行转账，属于定额内损耗以及存货日常收发计量上的差错，经批准后转作管理费用。
借：管理费用
贷：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢对于应由过失人赔偿的损失，应作如下分录：
借：其他应收款——责任人
贷：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢
对于自然灾害等不可抗拒的原因而发生的存货损失，应作如下分录：
借：营业外支出一一非常损失
贷：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢
对于无法收回的其他损失，经批准后记入“管理费用”科目：
借：管理费用
贷：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢
2.存货盘盈的处理：
企业在财产清查中盘盈的存货，根据“存货盘存报告单”所列金额，编制会计分录如下：
借：原材料
包装物
低值易耗品
库存商品等
贷：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢
盘盈的存货，通常是由企业日常收发计量或计算上的差错所造成的，其盘盈的存货，可冲减管理费用，按规定手续报经批准后，会计分录如下：
借：待处理财产损溢──待处理流动资产损溢
贷：管理费用
“盘点最好每月进行一次，核对商品的账面数量与实际库存数量是否相符，查看库存数量是否有积压和缺货的现象，检查货品安全和维护情况。你开的是奶茶店，咖啡除了过期之外，那些粉末性质的物料也要注意防潮防霉变，以免造成自然损耗。”
“哇唔，简直太崇拜您了！”海岚丝毫不掩饰对秦淮的钦佩之情。
“呵呵，只是举手之劳。另外，给原材料编号和盘点也可以提高库存管理效率，便于储存、统计、分析，避免存货呆滞，减低库存成本。这样精细的会计处理方法可以为下个月采购和销售提供有力的数据支持。比如，加大力度推广咖啡奶茶，尽量将之在一个月保质期内耗尽。采购时也尽量把眼睛擦亮了看准生产日期，或者直接换个靠谱的供应商。”
“太有道理了！”
愉快地通完电话后，海岚高兴了整整一个下午。心情好，似乎做什么都有效率。她还在思考着秦淮先生的建议，回味着那个好听的声音。